Connaissez-vous l’application Trello ?

Le XXIe siècle est l’ère des ordinateurs, des tablettes et des smartphones.  De nos jours, avec le développement du numérique, les post-it, tableaux blancs et autres fournitures sont en passe de devenir obsolètes.

Actuellement, l’organisation des tâches, que ce soit au niveau d’une équipe au sein d’une entreprise, d’un groupe de personnes, d’un couple ou d’un individu, peut être réalisée à partir d’une application.

En 2011, deux anciens de la société « Fog Creek Software », Michael Pryor et Joel Spolsky, ont lancé le logiciel « Trello ». L’objectif est de venir en aide aux utilisateurs de ce logiciel pour qu’ils ne se sentent plus débordés, avant même la réalisation d’un projet. En effet, ce logiciel est spécialement conçu pour abattre tous les obstacles qui peuvent constituer un frein pour l’accomplissement d’une tâche.

Accessible depuis un navigateur internet ou sur mobile, l’application est disponible en français.

« Trello » c’est quoi ?

« Trello » est une application qui permet de gérer des projets en ligne. Grâce à un découpage d’actions regroupées en listes, ce gestionnaire de tâches permet d’avoir une vision très élargie de l’évolution d’un projet. Pour être plus explicite, « Trello » est un outil qui permet d’organiser et de répartir des tâches au sein d’une équipe. Il est également possible d’y partager des documents, d’échanger en interne et surtout, d’avoir un aperçu de la progression vers l’objectif visé.

C’est sous la forme d’un tableau virtuel que l’application se présente. On peut y épingler différentes listes, comme des idées, des projets en cours, des choses accomplies, etc.

Cette application d’apparence très simple est destinée à ceux qui ont plusieurs missions à gérer en même temps avec plusieurs clients, donc, avec des deadlines différentes. Elle permet à ses utilisateurs d’être plus organisés dans leurs différentes tâches.

Quelques bases avant l’utilisation de « Trello »

Pour une bonne utilisation de l’outil, voici quelques clés de lecture indispensables :

  • Les tableaux : C’est la reproduction d’un projet dans sa globalité. Ce sont des tableaux de bord qui permettent de gérer un projet particulier.  Un tableau peut être découpé en un ensemble de tâches d’une même famille appelés listes.
  • Les listes : Ce sont des conteneurs ou des magasins où les cartes, aussi appelées tâches, sont stockées. Les listes sont, elles aussi, découpées en cartes. Il existe différentes façons d’utiliser ces listes :
    • Elles constituent une succession de tâches organisées dans un ordre chronologique dans le cas d’un flux de production.
    •  Elles deviennent des « boites à idées » si les cartes ou les tâches y sont déposées à la volée.
  • Les cartes : D’après la définition des listes, on peut assimiler les cartes à des idées, des tâches ou des actions. Les cartes forment l’unité de découpage d’une liste, et c’est la réalisation des tâches ou des actions qui assure l’atteinte de l’objectif.

Comment utiliser l’application ?

À la fois simple, dynamique et efficace, « Trello » peut être utilisée pour n’importe quel type de projet. L’application comporte une infinité de fonctionnalités, de raccourcis et de « Powers-Ups » qui permettent de booster l’efficacité et la productivité de l’utilisateur, que ce soit au travail ou à la maison.

L’utilisation de cet outil s’effectue en plusieurs étapes :

  • Étape 1 : La création d’un compte

C’est la première chose à faire pour pouvoir utiliser cette application. L’inscription est rapide et gratuite. Cependant, pour pouvoir accéder à des fonctionnalités supplémentaires, un abonnement à « Trello » est possible.

  • Étape 2 : La création d’un tableau

Après que la connexion soit établie, il faut cliquer sur « Créer un nouveau tableau », entrer le nom du tableau, puis s’il y a lieu, sélectionner l’équipe associée.

  • Étape 3 : La création des listes

Ici, on clique tout simplement sur « Add a new list ». Il est possible de cliquer n’importe où dans le vide du tableau pour créer une liste. En général, les trois listes les plus utilisées sont celles inspirées de la « Méthode Kaban » de la firme japonaise « Toyota ». Ce sont les listes des : « À faire », « En cours » et « Terminé ».

Selon le type du projet, il est possible d’ajouter une liste « En attente », au cas où il faut attendre que certaines informations soient disponibles pour que la tâche en cours puisse être terminée.

  • Étape 4 : Création des cartes dans les listes

Dans un projet, ce sont les cartes qui représentent les « tâches » à réaliser. Il suffit de cliquer sur « Add a card » situé en bas d’une liste pour en créer une.

De nombreuses informations peuvent être contenues dans les cartes. Elles peuvent être une description ou des commentaires. Un fichier joint ou des membres assignés peuvent également y être inclus.

Ces informations peuvent être ajoutées en mettant le curseur sur le petit crayon qui apparait, mais on peut aussi directement cliquer sur la carte pour ouvrir une fenêtre. A la droite de cette fenêtre se trouvent les boutons qui servent à ajouter les informations souhaitées.

Pour pouvoir classer les cartes selon vos besoins, il est possible de les étiqueter.

  • Étape 5 : Création des étiquettes

Les étiquettes permettent l’ajout d’informations supplémentaires à une carte.

Pour placer une étiquette sur une carte, il suffit de cliquer sur la carte et y définir son ou ses « labels ». On peut également placer le curseur directement sur la carte et de cliquer sur le crayon qui apparait, puis sur « label ».

  • Étape 6 : Mettre une date d’échéance

La procédure pour ajouter une date d’échéance est identique à celle pour les labels. Pour motiver ses coéquipiers à finir leurs tâches à temps, l’ajout de dates d’échéance aux cartes qui en ont besoin est nécessaire. Pour ce faire, Il suffit de cliquer sur la carte et de cliquer ensuite sur « Due Date ».

  • Étape 7 : Création des checklists

Pour un ajout, on presse sur l’onglet « Checklists ». Puis, on y introduit les informations demandées.

« Trello » et le travail en équipe

Avec cette application, on peut créer une équipe et y ajouter les membres concernés. Pour ajouter les membres, on fait entrer leur adresse courriel ou leur nom d’utilisateur. Pour pouvoir figurer au tableau de l’équipe, ils vont recevoir un courriel qui leur demande de s’inscrire à « Trello ».

C’est un groupe de professionnels réunis pour réaliser un travail. Ils peuvent travailler pour une même compagnie mais pas nécessairement sur le même projet.

  • Comment créer une équipe ?

Lorsque la connexion est établie, pour créer une nouvelle équipe, on peut, à n’importe quel moment, cliquer sur le « + » en haut à droite de l’application. Si tel est le souhait, on peut donner un nom d’équipe ainsi que sa description. Pour cela, on clique sur « Create ».

Raccourcis claviers et notifications

L’application « Trello » regorge de raccourcis claviers qui permettent de tout faire sur une carte. De l’archivage de la carte jusqu’à son déplacement, en passant par l’ajout et la suppression d’étiquettes ou des membres, tout est possible en un seul clic. Pour faire apparaitre cette page, il suffit d’appuyer sur « ? ».

Avec « Trello », il est également possible de personnaliser les raccourcis. Pour créer des raccourcis qui permettent d’ouvrir l’application ou de créer une carte depuis n’importe où, on clique simplement sur l’icône en forme d’engrenage dans le coin supérieur droit. Avec l’un de ces raccourcis, on peut créer une carte et l’associer à un tableau, où que l’on soit.

Pour les utilisateurs de PC, la commande par défaut est : « CTRL » + « ALT » + « Barre d’espace ». Cette commande fait apparaître une fenêtre où il est possible de désigner le tableau de la carte, de définir son nom et sa description.

Une liste complète des raccourcis clavier « Trello » existe. La parfaite maitrise de cette liste va permettre aux utilisateurs de faire de cette application un outil vraiment efficace.

Parmi ces nouveaux raccourcis claviers, on peut citer :

  • Le raccourci « b » qui permet d’accéder au menu des tableaux ainsi que de rechercher de manière instantanée n’importe quel autre tableau. Pour changer rapidement de tableau, il faut appuyer sur « b », puis taper les premières lettres du tableau à rechercher. Pour finir, on appuie sur « Entrée ».
  • Le raccourci « f » permet d’ouvrir le filtre de la carte sur un tableau. Il est donc possible de chercher instantanément des cartes par titre. Le filtre peut suggérer également des membres et des étiquettes. Pour faire apparaitre la suggestion « Daniel », on peut commencer par taper « da ». Pour voir les cartes qui lui sont attribuées, il suffit d’appuyer sur « Entrée ». Pour effacer un filtre, on clique tout simplement sur « x ».
  • Les raccourcis « j » et « k » du clavier sont utilisés pour sélectionner la carte située au-dessus ou en-dessous de la carte actuelle. Ils ont la même fonction que les flèches haut et bas. Pour ouvrir une carte sélectionnée, il faut appuyer sur « Entrée ».
  • Pour ouvrir la boîte de dialogue de la carte juste en dessous de la carte sélectionnée, on clique sur « n » tout en la survolant.
  • La mention « @ » permet d’attirer l’attention d’un autre membre du tableau. Il recevra une notification s’il est mentionné dans un commentaire. Des suggestions de nom apparaissent lorsqu’on commence par taper « @ ».
  • Le double-clique permet d’ajouter une liste ou une carte « Trello ». Pour ouvrir la fenêtre « Ajouter une liste », on fait un double-clic sur n’importe quel espace libre sur un tableau. L’application va insérer la nouvelle liste entre « En cours » et « Terminé » car elle reconnait qu’on a cliqué à cet endroit. En cliquant entre deux cartes, il est également possible d’en créer une à cet emplacement.
  • Glisser, déposer et coller des pièces jointes : Pour télécharger plusieurs fichiers de son bureau sur une carte, on peut les faire glisser tout simplement. C’est très pratique pour les partages des captures d’écran ou des images. Il en est de même pour des documents qui nécessitent la collaboration de toute l´équipe. On peut également faire glisser des images d’autres sites Web sur ses cartes.
  • Coller des images dans l’application « Trello» est également possible. Pour cette opération, il suffit de choisir une image sur le Web, puis faire un « Clic droit » avec la souris et sélectionner ensuite « Copier l’image ».
  • On doit ouvrir ou survoler une carte, puis appuyer sur « command + v » si on a affaire à un MAC ou « control + v » pour Windows. Cette opération peut être réalisée avec n’importe quelle image placée dans le presse-papiers. Les liens de nos sites préférés peuvent également être glissés vers « Trello ».

Les points forts de Trello

Une fois que les généralités sur l’utilisation de l’application ont été abordés, voici une liste non exhaustive des points forts de « Trello » :

  • Parmi les principaux atouts de cette application, on peut dire que c’est l’inscription gratuite qui tient la première place. Cependant, un abonnement mensuel à sa « Business Class » permet à l’utilisateur de bénéficier d’un accès sécurisé des données, ainsi que d’intégrer de nombreuses applications comme « Mailchimp » et « Hangouts », ainsi que beaucoup d’autres encore. Par contre, l’abonnement à la catégorie « Entreprise » est beaucoup plus cher. Mais en plus de l’intégralité des avantages accordés à la « Business Class », l’abonné jouit de plusieurs privilèges, dont un service de sécurité renforcé ainsi que des audits de sécurité personnalisée. Il bénéficie également d’un service d’assistance personnalisé avec de vrais interlocuteurs. Cet abonnement est destiné, comme son nom l’indique, aux grandes entreprises qui ont besoin de gérer plusieurs équipes.
  • Pour plus de fluidité dans son utilisation, « Trello » est aussi disponible sur « i.OS » et « Android ».

L’application « Trello » est l’outil parfait pour assurer la gestion de ses projets, de son équipe de travail et beaucoup d’autres encore. Avec le formidable développement des technologies de l’information, de la communication et du digital, l’application est en constante évolution.

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